Rezept gegen das Chaos
"5S" – das klingt nach einem Handy oder Auto. Tatsächlich aber handelt es sich dabei um ein Ordnungssystem. Oder anders gesagt: Es ist ein Geheimrezept gegen das Chaos. Im Büro, in der Garage oder in der Küche. 5S funktioniert überall, sagen diejenigen, die darauf schwören – wenn man es richtig macht.
Und sie können auf eine lange Erfahrung verweisen. Denn in der Produktion wird die 5S-Methode seit Jahrzehnten erfolgreich angewendet. Ein Auto etwa könnte nie binnen weniger Tage am Fließband zusammengeschraubt werden, wenn das Werkzeug nicht bei jedem Arbeitsschritt stets griffbereit wäre und alle einzubauenden Teile genau dann ankommen, wenn sie gebraucht werden.
Jedes Industrieunternehmen ist bemüht, in seinen Werkhallen die Arbeitsabläufe ständig weiter zu verbessern, die Herstellung seiner Produkte effektiver zu organisieren. Alles muss immer produktiver werden.
Darum geht es auch in der 5S-Methode: Ein Arbeitsplatz soll so gestaltet sein, dass ein Mitarbeiter sich tatsächlich voll und ganz der wertschöpfenden Arbeit widmen kann. Alles, was stört, fällt weg.
Dass Chaos kreativ machen soll, ist für die Anhänger der 5S-Methode eine Fehleinschätzung: Chaos halte die Menschen nur davon ab, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während sie arbeiten. Was in der Produktion schon lange selbstverständlich ist, wenden nun zunehmend auch die Angestellten in der Verwaltung an.
Jedes Ding hat seinen Platz – so wird 5S in Werkstätten umgesetzt
Wer sich schlecht abstimmt, verschwendet Energie
Das erste S steht dabei für Sortieren. Sortiert – oder besser: aussortiert – werden muss alles, was den Schreibtisch vermüllt, was seit Wochen herumliegt, sodass man einfach nichts mehr findet. Räume, Schränke, Regale oder überquellende E-Mail-Fächer werden entrümpelt. Die wichtigste Frage lautet: Was brauche ich wirklich?
Die nächste: Wie werde ich das los, was mich nur ablenkt? 5S-Methodiker sprechen hier von "Verschwendung". Und das ist in den administrativen Bereichen deutscher Unternehmen eine Menge: Ein Drittel der Arbeitszeit wird dort nicht produktiv genutzt. Das ergab eine Studie von 2006, die das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung in Stuttgart und das Kaizen Institute in Bad Homburg gemeinsam durchgeführt haben.
Gut die Hälfte der Verschwendung entsteht demnach durch schlecht abgestimmte Prozesse. Wenn beispielsweise wichtige Informationen fehlen oder eine Entscheidung des Chefs auf sich warten lässt und die Mitarbeiter unproduktiv herumsitzen. Vor allem große Unternehmen sind der Studie zufolge anfällig für solche ineffektiven Strukturen.
Hier kommt das nächste S ins Spiel: Systematisieren. Jetzt muss ein System gefunden werden, damit es auf dem Schreibtisch oder im Büro nicht in ein paar Wochen wieder so aussieht wie vor dem ersten S, dem Sortieren.
5S sei "keine einmalige kosmetische Säuberungsaktion", mahnt das Kaizen Institute auf seiner Webseite. Aktenordner können mit einem Farbschema übersichtlicher gemacht, eingehende Mails nach Absendern oder Vorgängen in Postfächer verschoben werden.
Was häufig gebraucht wird, soll stets nahe am Arbeitsplatz bereitliegen. Gehen die Briefumschläge zur Neige, muss das erkannt werden, bevor der letzte verschickt ist.
Ordnung ins Chaos bringen und Dinge rascher finden – davon profitieren alle Mitarbeiter
Standards für alle Mitarbeiter
Das dritte S steht für Sauberkeit. Wer seinen Arbeitsplatz regelmäßig aufräumt, behält leichter den Überblick und stellt schneller fest, wenn etwas fehlt. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld sei "die Grundlage für Qualitätsarbeit", heiß es beim Kaizen Institute.
Das vierte S steht für Standards. Jetzt ist es nicht mehr nur ein Mitarbeiter, der alle Vorgänge mit einem roten Stift markiert, über die der Chef informiert sein soll – jetzt machen es alle so. Und jeder weiß sofort, was der rote Balken auf einem Schreiben bedeutet: Chef liest mit.
Standards sind vor allem dann wichtig, wenn mehrere Abteilungen zusammenarbeiten sollen. Oder wenn ein Mitarbeiter mit einer Aufgabe beginnt, ein anderer diese später fortsetzt und ein Dritter sie beendet.
Das fünfte S steht für Selbstdisziplin. So sinnvoll es ist, die ersten vier S anzuwenden – verfällt man irgendwann wieder in den alten Trott, war alle Mühe umsonst.
Dann geht es dem Schreibtisch schnell wie den Hüften nach einer abgebrochenen Diät: Er füllt sich wieder und sieht so aus wie vorher. Also muss regelmäßig überprüft werden, ob alle Regeln noch angewendet werden – und wie sich Arbeitsprozesse weiter verbessern lassen.
Auf Japanisch lauten die fünf S-Begriffe übrigens so: seiri, seiton, seiso, seiketsu und shitsuke.
Nach der Benutzung zurück an Ort und Stelle – so geht nichts verloren
(Erstveröffentlichung: 2016. Letzte Aktualisierung: 06.06.2019)
Quelle: WDR
